Nii põhikoolid kui ka bakalaureuseõppe koolid nõuavad sageli, et tulevased tudengid lisaksid oma soovituskirjad rakendused. Astudes sammu edasi, nõuavad paljud kraadiõppe programmid, et kirja sisaldav ümbrik oleks soovituse koostaja poolt allkirjastatud ja pitseeritud.
Ehkki õpilased paluvad neid kirju kirjutavatel inimestel soovitused alati eraldi allkirjastatud ja suletud ümbrikus tagastada, imestavad paljud, kas nende juhendajatelt on liiga palju küsida. Kas kogu selle paberimajanduse korraldamine pole mõistlik? Lühike vastus on "ei". Allkirjastatud ja suletud ümbrikke on üsna vaja, et tagada selliste kirjade sisu privaatsus.
Soovituskirjade standard
Enamiku akadeemiliste asutuste jaoks, kes nõuavad soovituskirju, eeldatakse, et üliõpilased ei tunne nende sisu. Tavapäraselt nõuavad programmid teaduskonna esitamist soovituskirjad sõltumatult õpilastest või edastage need õpilastele ainult suletud, allkirjastatud ümbrikus.
Õppejõu palumisel saata soovitused otse vastuvõtukabinetti on kirja kaotamise võimalus. Kui mõni õpilane valib selle marsruudi, peaks ta kindlasti võtma ühendust vastuvõtukabinetiga, et olla kindel, et kõik oodatud kirjad on saabunud.
Teine võimalus on, et õppejõud edastaksid oma soovituskirjad otse üliõpilasele, kuid siiski kirjad peavad olema konfidentsiaalsed, vastuvõtukomisjonid nõuavad, et ümbrikud pitseerib õppejõud, kes seejärel peab need kinnitama oma allkiri pitsati kohal (tehes selgeks, kui õpilane on üritanud ümbrikut avada, kas lugeda või muuta selle ümbrikku) sisu).
Hea on küsida allkirjastatud, suletud ümbrikke
Paljud vastuvõtuohvitserid eelistavad sageli, et taotlused saabuksid täies mahus ja õppejõudude soovitused oleksid paketis. Enamik õppejõude on sellest pikaajalisest teadlik ametlik eelistatud protsess taotluste jaoks ja ei pea allkirjastatud suletud ümbriku taotlust kohustuslikuks. Sellegipoolest saab üliõpilane seda lihtsamaks teha, valmistades igale taotletavale programmile ümbriku ja kärpides soovitusvormi koos ümbrikule asjakohase materjaliga.
Elektrooniline esitamine
Viimasel ajal on elektroonilised rakendused muutunud üha tavalisemaks, mis võib kogu selle protsessi peagi vananenuks muuta. Traditsioonilise sildi, pitseri, kohaletoimetamise protsessi asemel täidab õpilane oma töö avalduse Internetis ja saatke soovituskirja kirjutavale isikule lihtsalt Internetis esitamise link. Õpilasi teavitatakse sellest, millal ja millal kirjad on saabunud, ning saavad ühendust võtta õppejõududega, kelle kirju ei ole oodatud viisil vastu võetud.
Ära unusta öelda aitäh
Pärast seda, kui kõik on öeldud ja tehtud, soovituskiri ja täielik registreerimispakett esitatud, on see oluline Õpilased leidsid aega, et tänada inimest, kes kirjutas tema soovituskirjad ja aitas teda rakenduses protsess. Tänukirjast piisab, kuigi väikest ja asjakohast kingitust - ehkki seda pole vaja - võib sellegipoolest hinnata.