Ettevõtte krediitkaardid Selgitus: Arvestuspõhimõtted

Raamatupidamispoliitika ettevõtte krediitkaardiosa on jaotis, kus saate määratleda, kellel on ettevõtte krediitkaardid ja kes vastutab tekkinud kulude eest. Allpool on toodud näide sellest protseduuride jaotisest, mida saate kohandada vastavalt teie olukorrale.

Töötajatele võib anda juurdepääsu ettevõtte krediitkaardile, kui nende töö nõuab sellist kasutamist. Ettevõtte krediitkaarte võib kasutada ainult ärikuludeks ja neid ei tohi kasutada isikliku iseloomuga kulude katmiseks. Ärikulude ja mahaarvamiste näited võivad hõlmata kodukontori kulusid, autokulusid, haridust ja palju muud.

Poliitikat ja menetlust käsitleva avalduse üldine eesmärk on tagada, et ettevõtte krediitkaarte kasutatakse asjakohastel eesmärkidel ja et igapäevaseks kasutamiseks kehtestatakse piisavad kontrollid. Ettevõtte krediitkaardipõhimõtted kehtivad kõigile töötajatele, kes haldavad ettevõtte jaoks krediitkaarti, ja nende juhtidele.

Ettevõtte krediitkaardipoliitikaga seotud vastutus varieerub sõltuvalt inimese rollist. Näiteks on inimestel erinev vastutus kui tegutsevatel juhtidel ja juhendajatel.

• Üksikisikud valdusettevõtte krediitkaardid vastutavad:
  • Kaartide kasutamine ainult ettenähtud otstarbel
  • Kviitungite säilitamine ja kõigi ettevõtte krediitkaarditehingute kohta selgituste andmine
  • Krediitkaardiarvete autoriseerimise saamine
• Operatiivjuhid / juhendajad vastutavad:
  • Ettevõtte krediitkaartide kasutamise piiramine töötajatega, kes vajavad ettevõtte äritegevuse jaoks kaarti
  • Töötajate poolt kasutatavate krediitkaardiarvete õigeaegne ülevaatamine ja autoriseerimine, et vältida maksetega hilinemist
  • Üksikute kaartide jaoks vajalike krediidi- või tehingutaseme limiitide tuvastamine ja taotlemine
• An raamatupidamise osakond vastutab:
  • Kõigi krediitkaarditehingute nõuetekohase autoriseerimise tagamine
  • Krediitkaardiarvete maksete töötlemine õigeaegselt, et vältida maksetega hilinemist
  • Krediit- või tehingutaseme limiitide korraldamine üksikute kaartide jaoks

Ettevõtte krediitkaardipoliitikasse võivad kuuluda mõned üldtingimused, millest peate teadlik olema. Siin on neli levinumat terminit ja fraasi:

• Üldine krediitkaart: Krediitkaart, mida saab kasutada mitmes asutuses, näiteks VISA, American Express või MasterCard.
• Tarnija krediitkaart: Krediitkaart, mida saab kasutada ainult konkreetse tarnija, näiteks gaasiettevõtte või kontoritarvete ettevõtte juures.
• Krediidilimiit: Kogusumma, mida võidakse krediitkaardilt võtta enne krediitkaardiettevõtte tehingutest keeldumist.
• Tehingutaseme limiit: Iga üksiku tehingu koguväärtus, mida võidakse kaardilt võtta, või tehingu tüüp, mida võidakse kaardilt võtta. Näiteks lubavad mõned gaasiettevõtted kasutada ainult gaasi kaarte, mis keelavad bensiinijaamas muude mitmesuguste ostude krediidi.

Ettevõtte kulutuste jaoks krediitkaarte kasutavad töötajad peavad järgima ettevõtte poolt ette nähtud protseduure. Tavaliselt kehtestatakse ettevõtte poliitika järgmised reeglid:

• Krediitkaarte kasutatakse ainult ettevõtte vajadusteks. Kui tarnijal on selleks võimalus, kodeeritakse kaardid või tehingud üksikutele töötajatele arve esitamise ajal suurema võimaluse saamiseks.
• Töötajad peavad säilitama ja esialgsed kviitungid märkima iga kviitungi tagaküljele kulude eesmärgi.
• Ettevõtte krediitkaartide kasutamine mis tahes isiklike kulude katmiseks võib kaasa tuua distsiplinaarmeetmed kuni vallandamiseni (kaasa arvatud). Selle tagajärjel arvatakse kulud töötaja järgmisest palgatšekist maha.

Lisaks järgmisele ettevõtte krediitkaardiprotseduurile peavad töötajad järgima ka arve, volituse ja maksetega seotud reegleid. Kuigi iga ettevõte pakub oma ainulaadset poliitikat, on järgmine näide sellest, mida võite üldiselt oodata:

• Töötaja peab esitama vastavad kviitungid koos kuluaruandega (mida sageli nimetatakse krediidiks) kaardi kuluaruanne) asjakohasele volitavale järelevaatajale või haldurile nädala jooksul pärast dokumendi tekkimist kulu. Faksi- või skannitud dokumendid on aktsepteeritavad, kui töötaja on reisil ega naase kontorisse ühe nädala tähtajast kinnipidamiseks, tingimusel et originaaltšekid esitatakse pärast tagasisaatmist reisida.
• Tasud esemete eest, mille kviitung on valesti paigutatud, tuleb selgitada luba andvale isikule, kes peab algatama konkreetse tasu ja märkima selle juurde “kviitung puudub”.
• Eelarvevahendite käsutaja või haldur kinnitab, et tasud on õigustatud ja asjakohased enne arve tasumist autoriseerimist märkides märkega "Oluline on maksta" ja allkirjastades arve põhiosa arve.
• Kinnitatud arve edastatakse asjakohasele raamatupidamise osakond tasumiseks.
• raamatupidamise osakond kontrollib autoriseerimist ja vormistab maksearve krediitkaardilepingu tingimuste kohaselt ja nii, et vältida tarbetut hilinenud maksmist.

Ettevõtte krediitkaardiga nõustumisel kirjutavad töötajad reegli ja protseduurilepingu väljavõttele alla ja kuupäevastavad selle pärast selle ülevaatamist. Tavaliselt sisaldab leping ülaltoodud teavet ja võib allkirjastamise ajal küsida teie kaardi numbrit ja kehtivusaega. Järgmine on näide sellest, mida leiate vormi lõpust:

Olen lugenud ja mõistnud [ettevõtte nimi] avaldust ettevõtte üldise krediitkaardi omamise poliitika ja korra kohta. Selle vormi abil annan [ettevõtte nimele] loa isiklikest esemetest kinni pidada (maha arvata), omavolilised kulud ja minu üldise krediitkaardiga seotud teatamata kulud.