Kuidas kirjutada inglise keeles õppijatele ettevõtlusaruanne

Kui soovite õppida inglise keeles äriaruande kirjutamist, järgige neid näpunäiteid ja kasutage näiteraportit mallina, mille põhjal oma ettevõtte aruannet koostada. Esiteks pakuvad äriaruanded juhtkonnale olulist õigeaegset ja faktilist teavet. Inglise keele õppijad Äriaruannete kirjutamisel tuleb veenduda, et keel on täpne ja lühike. Ettevõtte aruannete jaoks kasutatav kirjutamisstiil peaks esitama teavet ilma tugevate arvamusteta, vaid võimalikult otse ja täpselt. Siduv keel tuleks kasutada ideede ja äriaruande lõikude ühendamiseks. Selles äriaruande näites on toodud neli olulist elementi, mida iga äriaruanne peaks sisaldama:

• Lähteülesanne

Juhendis viidatakse tingimustele, mille alusel majandusaasta aruanne kirjutatakse.

• Protseduur

Protseduur kirjeldab meetodit, mida kasutati aruande andmete kogumiseks.

• Leiud

Leiud kirjeldavad aruande koostatud andmeid või muud olulist teavet.

• Järeldused

Järelduste põhjal tehakse järeldused, mis annavad soovitusi.

• Soovitused

Soovitused on aruande järelduste põhjal tehtud konkreetsed ettepanekud.

Lugege lühikest ettevõtte aruannet ja järgige allpool toodud näpunäiteid. Õpetajad saavad need näited tunnis kasutamiseks heli abil printida kirjutamisstrateegiate õpetamine.

Lähteülesanne

Personalidirektor Margaret Anderson taotles seda aruannet töötajate hüvitistega rahulolu kohta. Aruanne pidi ta esitama 28. juuniks.

Protseduur

Ajavahemikul 1. aprillist kuni 15. aprillini küsitleti esindavat valikut 15% kõigist töötajatest:

1. Üldine rahulolu meie praeguse eeliste paketiga
2. Personaliosakonnaga suheldes ilmnenud probleemid
3. Ettepanekud kommunikatsioonipoliitika parandamiseks
4. Meie HMO-ga suheldes ilmnenud probleemid

Leiud

1. Töötajad olid praeguse hüvitiste paketiga üldiselt rahul.
2. Puhkuse taotlemisel ilmnes mõningaid probleeme, kuna seda peetakse pikaks heakskiidu ooteajaks.
3. Vanematel töötajatel oli korduvalt probleeme HMO retseptiravimite protseduuridega.
4. 22–30-aastased töötajad teatavad HMO-st mõne probleemiga.
5. Enamik töötajaid kurdab hambakindlustuse puudumise üle meie hüvitiste paketis.
6. Kõige levinum parandusettepanek oli võimalus hüvitisetaotlusi veebis töödelda.

Järeldused

1. Vanematel töötajatel, üle 50-aastastel, on tõsiseid probleeme meie HMO võimalusega pakkuda retseptiravimeid.
2. Meie hüvitise taotlemise süsteem tuleb üle vaadata, kuna enamik kaebusi on seotud ettevõttesisese töötlemisega.
3. Personaliosakonna reageerimisaega tuleb parandada.
4. Infotehnoloogia täiustamist tuleks kaaluda, kuna töötajad muutuvad tehniliselt osavamaks.

Soovitused

1. Kohtumine HMO esindajatega, et arutada vanemate töötajate retseptiravimite hüvitisi käsitlevate kaebuste tõsist laadi.
2. Eelistage puhkusetaotlusele reageerimise aega, kuna töötajad vajavad puhkuste kavandamiseks kiiremat heakskiitu.
3. Noorematele töötajatele mõeldud hüvitiste paketi osas ei tohi midagi ette võtta.
4. Arutage võimalust lisada meie ettevõtte sisevõrku veebipõhine soodustuste taotlemise süsteem.

• Aruanne jaguneb neljaks osaks:
  • Lähteülesanne- Selles jaotises antakse taustteavet aruande põhjuse kohta. Tavaliselt hõlmab see aruannet taotlevat isikut.
  • Protseduur- Protseduur sisaldab aruande tegemiseks täpseid samme ja kasutatud meetodeid.
  • Leiud- Leiud osutavad aruande uurimise käigus tehtud avastustele.
  • Järeldused- Järeldustes tehakse leidude põhjal loogilisi järeldusi.
  • Soovitused- Soovitustes märgitakse järeldused ja järeldused, mida aruande koostaja peab vajalikuks võtta.
• Aruanded peaksid olema kokkuvõtlikud ja faktilised. Arvamused on esitatud jaotises "järeldused". Need arvamused peaksid siiski põhinema järeldustes esitatud faktidel.
• Kasutage lihtsad pingutused (tavaliselt praegune lihtne) faktide väljendamiseks.
• Kasuta imperatiivne vorm (Arutage võimalust..., eelistage... jne) jaotises "soovitused", kuna need kehtivad kogu ettevõtte kohta.

Jätkake muude ressursitüüpide õppimist järgmiste ressursside abil:

Memod
E-post
Sissejuhatus äriplaanide kirjutamisse

Äriteated kirjutatakse tervele kontorile. Ärikirjete kirjutamisel tuleb kindlasti märkida selgelt, kellele memo on mõeldud, memo kirjutamise põhjus ja kes memo kirjutab. Memod kipuvad teavitama kolleege kontori- ja protseduurimuudatustest, mis kehtivad suurele inimrühmale. Sageli annavad nad juhiseid, kasutades hädavajalikku häält. Siin on näidismemo koos järelmeetmete oluliste punktidega, mida tuleks kasutada siis, kui kirjutamise äri memod inglise keeles.

Memo näide

Alates: Juhtimine

Adressaat: Loodepiirkonna müügitöötajad

RE: Uus igakuine aruandlussüsteem

Soovime kiiresti üle minna mõningatest muudatustest uues igakuises müügiaruandluse süsteemis, mida arutasime esmaspäevasel erikoosolekul. Esiteks tahaksime veel kord rõhutada, et see uus süsteem säästab teile palju aega tulevastest müükidest teatamisel. Mõistame, et teil on muret selle pärast, kui palju aega kulub kliendiandmete sisestamiseks algselt. Vaatamata esimestele pingutustele oleme kindlad, et saate uue süsteemi eelised varsti ka teile kõigile.

Siin on ülevaade protseduurist, mida peate oma piirkonna klientide nimekirja täitmiseks järgima:

1. Logige sisse ettevõtte veebisaidile aadressil http://www.picklesandmore.com
2. Sisestage oma kasutajatunnus ja parool. Need antakse välja järgmisel nädalal.
3. Kui olete sisse loginud, klõpsake nuppu "Uus klient".
4. Sisestage sobiv kliendi teave.
5. Korrake punkte 3 ja 4, kuni olete sisestanud kõik oma kliendid.
6. Kui see teave on sisestatud, valige "Esita tellimus".
7. Valige ripploendist "Kliendid" klient.
8. Valige tooted ripploendist "Tooted".
9. Valige ripploendist "Kohaletoimetamine" veo spetsifikatsioonid.
10. Klõpsake nuppu "Töötle tellimus".

Nagu näete, ei nõua tellimuste töötlemine pärast asjakohase kliendiinfo sisestamist teie poolt paberitööd.

Täname kõiki abi eest selle uue süsteemi paikapanemisel.

Parimate soovidega,

Juhtimine

• Memo alustamiseks kasutage järgmist struktuuri:MEMO
  Saatja: (memo saatnud isik või rühm)
  Kellele: (isik või rühm, kellele märgukiri on adresseeritud)
  RE: (memo teema, see peaks olema kirjas julge)
• Mõiste "memo" asemel võib kasutada mõistet "memorandum".
• Üldiselt ei ole memo nii formaalne kui kirjutatud kiri. Kuid see pole kindlasti nii mitteametlik isikliku kirjana.
• Memo toon on üldiselt sõbralik, kuna see on suhtlus kolleegide vahel.
• Hoidke memo ülevaatlik ja asjalik.
• Vajadusel tutvustage memo põhjust lühikese lõiguga.
• Protsessi kõige olulisemate sammude selgitamiseks kasutage täppide abil saadud punkte.
• Memo lõpetamiseks kasutage lühikest tänu. See ei pea olema nii ametlik kui kirjalikus kirjas.

Aruanded
Memod
E-post
Sissejuhatus äriplaanide kirjutamisse

Ettevõtte e-posti kirjutamise õppimiseks pidage meeles järgmist: Ettevõtte e-kirjad on tavaliselt vähem ametlikud kui e-kirjad ärikirjad. Kolleegidele kirjutatud äriaadressid on üldjuhul otsesed ja paluvad võtta konkreetsed toimingud. Ettevõtte e-kirjad peavad olema lühikesed, kuna mida lihtsam on meilisõnumitele vastata, seda tõenäolisem on, et ärikontaktid vastavad kiiresti.

Näide 1: ametlik

Esimene näide näitab, kuidas kirjutada ametlikku ettevõtte e-posti aadressi. Pange tähele tervituses vähem ametlikku "Tere" koos tegeliku e-posti formaalsema stiiliga.

Tere,

Lugesin teie veebisaidilt, et pakute muusika CD-de kopeerimist suurtes kogustes CD-sid. Tahaksin küsida nende teenustega seotud protseduuride kohta. Kas faile edastatakse võrgus või saadetakse pealkirjad teile CD-ga tavapostiga? Kui kaua kulub tavaliselt umbes 500 eksemplari valmistamiseks? Kas sellisele suurele kogusele on allahindlusi?

Täname, et leidsite aega minu küsimustele vastamiseks. Ootan teie vastust.

Jack Finley
Young Talent Inc. müügijuht
(709) 567 - 3498

Näide 2: mitteametlik

Teine näide näitab, kuidas kirjutada mitteametlik e-kiri. Pange tähele meilisõnumite vestlusväärsemat tooni. See on justkui kirjanik räägiks telefoniga.

Kell 16.22 01/07 +0000 kirjutasite:

> Kuulen, et töötate Smithi kontoga. Lisateabe saamiseks võtke minuga ühendust.

Tere, Tom

Kuulake, oleme töötanud Smithi konto kallal ja ma mõtlesin, et kas te saaksite mulle käe anda? Vajan natuke siseteavet viimaste arengute kohta seal. Kas arvate, et võiksite edastada mis tahes teavet, mis teil võiks olla?

Aitäh

Peeter

Peter Thompsen
Kontohaldur, kolme riigi raamatupidamine
(698) 345 - 7843

Näide 3: väga mitteametlik

Kolmandas näites näete väga mitteametlikku e-posti, mis sarnaneb tekstsõnumi saatmisega. Kasutage seda tüüpi e-posti ainult koos kolleegidega, kellega teil on tihedad töösuhted.

Kell 11.22 01/12 +0000 kirjutasite:

> Soovin soovitust konsultatsioonifirmale.

Kuidas on lood Smithi ja Poegadega?

KB

• E-post on palju vähem ametlik kui kirjalik kiri. E-kirjad on tavaliselt lühikesed ja sisutihedad.
• Kui kirjutate kellelegi, keda te ei tunne, piisab lihtsast "Tere". Kasutades a tervitus nagu "Lugupeetud härra Smith", on liiga formaalne.
• Kui kirjutate kellelegi, keda hästi tunnete, kirjutage julgelt nii, nagu räägiksite inimesega.
• Kasutage lühendatud verbivorme (Ta on, Oleme, Ta tahaks jne)
• Lisage e-kirja allkirjale telefoninumber. See annab adressaadile võimaluse vajadusel telefonitsi helistada.
• Teie e-posti aadressi lisamine pole vajalik, kuna saaja saab e-kirjale lihtsalt vastata.
• Vastamisel välistage kogu teave, mis pole vajalik. Jätke ainult need tekstiosad, mis on seotud teie vastusega. See säästab teie lugeja aega teie e-posti lugemisel.

Aruanded
Memod
E-post
Sissejuhatus äriplaanide kirjutamisse