Mis on memorandum? Definitsioon ja näited

Memorandum, rohkem tuntud kui memoon lühisõnum või kirje, mida kasutatakse sisemiseks suhtlus äris. Pärast sisemise kirjaliku suhtluse peamist vormi on memorandumite kasutamine pärast e-post ja muud elektroonilise sõnumi edastamise vormid; selgete memode kirjutamise võimalus aitab teid kindlasti ettevõttesiseste e-kirjade kirjutamisel, kuna need täidavad sageli sama eesmärki.

Memosid saab kasutada laiema vaatajaskonnaga kiireks, lühikese, kuid olulise, näiteks protseduurilise suhtluse jaoks muudatused, hinnatõus, poliitika täiendamine, koosolekute ajakava, meeskondade meeldetuletused või lepingutingimuste kokkuvõtted näide.

Kommunikatsioonistrateeg Barbara Diggs-Brown ütleb, et tõhus memo on "lühike, lühike, hästi organiseeritud ja mitte kunagi hiljaks. See peaks ette nägema ja vastama kõigile küsimustele, mis lugejal võivad tekkida. See ei anna kunagi tarbetut ega segavat teavet. "

Olge selge, keskenduge, olge lühike, kuid täielik. Võtke professionaalne hääl ja kirjutage nii, nagu maailm oskaks seda lugeda - see tähendab, et ärge lisage mingit teavet see on kõigile tundmiseks liiga tundlik, eriti praegusel ajastul kopeerimise ja kleepimise või "klõpsa ja klõpsa" edasi ".

Alustage põhitõdedest: kellele artikkel on adresseeritud, kuupäev ja teema rida. Alustage memo põhiosa selge eesmärgiga, öelge, mida peate lugejate teadmiseks, ja vajadusel lõpetage see, mida peate lugejate jaoks tegema. Pidage meeles, et töötajad võivad memo pärast kättesaamist lihtsalt skimbleerida, nii et kasutage lühikesi lõike, alapealkirju ja seal, kus saate, kasutage loendeid. Need on silmale "sisenemispunktid", nii et lugeja saab hõlpsalt meeldetuletuse sellele osale tagasi pöörduda, mida ta vajab.

Ärge unustage korrektuur. Valjusti lugemine aitab teil leida langenud sõnu, kordusi ja ebamugavaid lauseid.

Siin on väljamõeldud kirjastuse sisemälu näidis, mis teavitab töötajaid tänupäevapüha tõttu eelseisvatest ajakavamuutustest. Lavastus oleks võinud saata eraldi memod ka eraldi osakondadesse, eriti kui oleks olnud üksikasju, mida iga osakond vajas ja mis ei puudutaks teisi osakondi.

Kellele: kõik töötajad

Alates: E.J. Smith, tootmisjuht

Kuupäev: 1. november 2018

Teema: Tänupühade printimise ajakava muutmine

Lavastus soovib kõigile meelde tuletada, et tänupühad mõjutavad meie selle kuu printimistähtaegu. Kõik paberkandjal paberilehed, mis lähevad nädala jooksul neljapäeval või reedel UPS-i kaudu printerisse, peavad välja minema 3:00 kolmapäeval, 21. novembril.

Kuulutuste müügi- ja toimetusosakonnad

• Veenduge, et kõik, kes saadavad teile teksti või pilte avaldamiseks, ei viibiks 19. nädalal puhkusel. Määrake tähtajad varem väljastpoolt tulevatele toodetele varem.
• Pange tähele, et sisefotograafial ja graafilistel disaineritel on rohkem tööd ja vähem aega selle tegemiseks, seega suunake oma tööd vastavasse osakonda tavapärasest varem.
• Palun ärge saatke "kiirustades" tööd hiljem kui 16. novembril. Võimalikud lühikese ringiga kaubad Tänupühade nädala varasemate tähtaegade täitumist ei saa garanteerida ning see peab enne määramist läbima planeerija töölaua. Ole selle asemel vara.

Fotograafia ja graafika osakonnad

• Kõik kunstiosakond on lubatud novembri jooksul ületunde teha vastavalt vajadusele, et tulla toime pühade alguse ja varasemate tähtaegade kriisiga.

Tänan juba ette kõiki, abi eest materjalide hankimisel nii vara kui võimalik ja lugupidamise eest tootmisosakonna töötajatele.

Alljärgnev on väljamõeldud märkus kohtumise loomiseks messilt naasvate meeskonna liikmetega.

Saaja: messide meeskond

Alates: C.C. Jones, turundusjuhendaja

Kuupäev: 10. juuli 2018

Teema: messide naasmise koosolek

Pärast töölt naasmist reedel, 20. juulil, messilt, kavandame keskpäeva lõunakoosoleku idatiiva koosolekuruumis, et vaadata üle, kuidas näitus läks. Plaanime arutada, mis töötas hästi ja mis mitte, näiteks:

• Kohalviibimise päevade arv
• Pakutavate turundusmaterjalide kogus ja liigid
• Booth kuvab
• Kuidas kingitusi vastu võeti
• Kabiini asukoht ja liiklus erinevatel kellaaegadel
• Mis tekitas möödujate vastu huvi
• Boothi ​​personali tase

Ma tean, et messilt tagasi jõudes on teil miljon asja, mida jälgida, nii et hoiame kohtumise kuni 90 minutit või vähem. Palun valmistuge koos tagasiside ja konstruktiivse kriitikaga etenduse turundusaspektide kohta. Klientide olemasolevat tagasisidet ja uusi kliendi juhtnööre käsitletakse eraldi kohtumisel toote- ja müügimeeskondadega. Tänan teid näitusel tehtud töö eest.

Diggs-Brown, Barbara. PR-i stiilijuhend. 3. toim, Cengage Learning, 2012.