Nagu elu ise, võib ka kirjutamine vahel olla räpane, pettumust valmistav ja raske. Kuid saate oma tööelu natuke lihtsamaks muuta redigeerimine neid põhimõtteid silmas pidades. See on lihtne: olenemata sellest, kas kirjutate kaherealist e-kirja või kümneleheküljelist aruannet, arvestage oma lugejate vajadustega ja pidage meeles neli Cs-i: olge selge, kokkuvõtlik, arvestav ja korrektne.
Võtke omaks "teie suhtumine".
See tähendab teema vaatamist oma lugejate seisukohast, rõhutades mida nemad tahavad või peavad teadma.
- Näide: Olen taotlenud, et tellimus saadetaks teile täna välja.
- Parandus: Tellimuse saate kätte kolmapäevaks.
Keskenduge päris teema.
Ärge matke märksõna, tilgutades seda nõrgale subjektile järgnevasse fraasi.
- Näide: Uue turunduskampaania juurutamine algab 1. juunil.
- Parandus: Uus turunduskampaania algab 1. juunil.
Kirjutage aktiivselt, mitte passiivselt.
Pange oma teema ette ja tehke see kõikjal, kus see sobib teha midagi. Aktiivne hääl üldiselt töötab paremini kui passiivne, kuna see on otsesem, sisutihedam ja hõlpsamini mõistetav. (Kuid mitte alati.)
- Näide: Teie ettepanek vaadati läbi meie 1. aprilli koosolekul ja see edastati kohe arendajatele.
- Parandus: Vaatasime teie ettepaneku üle 1. aprillil ja esitasime selle kohe arendajatele.
Lõika ebavajalikud sõnad ja fraasid.
Sõnatud väljendid võivad lugejaid tähelepanu kõrvale juhtida lõika segadust.
- Näide: Kirjutan seda märkust, kuna tahan teid väga tänada eelmisel neljapäeval peetud avatud maja korraldamise eest.
- Parandus: Suured tänud eelmise neljapäeva lahtise maja korraldamise eest.
Ärge jätke märksõnu välja.
Olla selge nagu ka lühidalt, peame mõnikord seda tegema lisama sõna või kaks.
- Näide: Ladustamiskuur on esimene samm.
- Parandus: Esimene samm on salvestusruumi vabastamine.
Ärge unustage oma kombeid.
Siin on kus olla arvestav tuleb sisse. Kui ütlete kolleegidega vesteldes "palun" ja "tänan", lisage need sõnad ka oma e-kirjadesse.
- Näide: Enne koju suunamist saatke mulle kõnepruuki.
- Parandus: Palun saatke mulle enne koju suunamist žargooni aruanne.
Vältige vananenud väljendeid.
Kui teile ei meeldi kõlav kinnismõte, hoidke eemal sõnadest ja fraasidest mitte kunagi kasutatakse vestluses - "lisatud siia", "see on teile nõu andmiseks", "" vastavalt teie soovile. "
- Näide: Teie teadmiseks on lisatud eespool nimetatud akti koopia.
- Parandus: Olen akti koopia lisanud.
Pange vokaalsetele sõnadele ja sõnadele kork.
Trendikad väljendid kipuvad oma teretulnud kiiresti ära kuluma. Sama ettevõttele kõnepruuk. Andke endast parim, et kirjutada nagu a inimene.
- Näide: Päeva lõpus on mõte, et peaksime lihtsustama töötajate võimalusi parimate tavade tutvustamiseks.
- Parandus: Julgustame inimesi ettepanekuid tegema.
Lahti oma modifikaatorid lahti.
Virnastamine tähendab kuhjuma modifikaatorid enne nimisõna; liiklusummiku verbaalne vaste. Pikad nimisõnad võivad salvestada sõna või kaks, kuid need võivad ka teie lugejaid mõistatada.
- Näide: Kosmoseteleskoobi laiuväljaga planetaarkaamera instrumendimääratlusmeeskonna maapealne laetud-paar-seade kaamera (alates Uus teadlane, viidatud Matthew Lindsay Stevensi poolt Teadusliku stiili peensused, 2007)
- Parandus: Ah?
Korrektuur.
Lõpuks on olemas korrektsus: veenduge alati kontrolli oma tööd, ükskõik kui hea te arvate, et olete jõudnud teiste Cs-ide juurde.
- Näide :: Kui teil on kiire, on väga lihtne sõnu jätta.
- Parandus: Kui teil on kiire, on väga lihtne jätta sõnad välja.