Aastal suhtlusprotsess, on "vastuvõtja" kuulaja, lugeja või vaatleja - see on üksikisik (või üksikisikute rühm), kellele sõnum on suunatud. Vastuvõtjat nimetatakse ka "publik"või dekooder.
Isikut, kes algatab suhtlusprotsessis sõnumi, nimetatakse "saatja"Lihtsamalt öeldes on" tõhus "teade see, mis võetakse vastu viisil, nagu saatja soovis. Mõlemas otsas võivad ilmneda probleemid, mis takistavad kavandatud teate vastuvõtjale jõudmist.
Sõnum ja võimalikud probleemid
Näiteks esitab Paige Billile verbaalselt küsimuse. Sõnum rändab läbi õhu, "kanali", Billi kõrvu. Ta vastab. Saatja on Paige, küsimus on sõnum ja saaja on Bill ning ta annab Paigele küsimusele vastates tagasisidet.
On olemas paljusid alasid ja viise, kus probleemid võivad tekkida isegi selle lühikese vahetuse korral. Kui Paige sosistab, ei pruugi Bill seda kuulda. Võib-olla kuuleb ta ainult osa sellest ja vastab küsimusele, mida tegelikult ei esitatud, ja nii on Paige segaduses. Võib-olla on taustmüra või küsimus pole selge. Kui Bill on millestki häiritud ja tähelepanu ei pööra, võib ta mõne sõna vahele jätta ja reageerige ebasobivalt - vastasel juhul võib ta jääda küsimusele vastamata, nii et vahetus peaks algama jälle. Kui ta ei vaata küsimuse esitamisel Paige poole, jätaks ta igaks keeleks, mis annaks küsimusele allteksti.
Kui Paige saadab Billile e-kirja või tekstsõnumi, võib tekkida probleeme, kuna Billil pole tõlgendamiseks Paige kehakeelt ega hääletooni, mis võiks sõnumile teavet lisada. Automaatkorrektuur võis teksti sisestada vigu või puuduv küsimärk võib panna küsimuse tunduma väidetena.
Need kõik takistavad tõhusat suhtlemist. Efektiivsuse määra määrab see, kui suure osa sõnumist vastuvõtja mõistab.
Sõnumi dekodeerimine
Raamatu "Ärisuhtlus" autorid Carol M. Lehman ja Debbie D. DuFrene pani selle välja nii:
"Vastuvõtja ülesanne on tõlgendada saatja sõnumit, nii verbaalset kui mitteverbaalset, võimalikult väikeste moonutuste abil. Sõnumi tõlgendamise protsessi nimetatakse dekodeerimiseks. Sest sõnad ja mitteverbaalsed signaalid millel on erinevate inimeste jaoks erinev tähendus, võib suhtlusprotsessi sellel hetkel tekkida lugematu arv probleeme:
"Saatja kodeerib originaalsõnumi ebapiisavalt sõnadega, mida vastuvõtja sõnavaras ei esine; mitmetähenduslikud, mittespetsiifilised ideed; või mitteverbaalsed signaalid, mis häirivad vastuvõtjat või on verbaalse sõnumiga vastuolus.
- Vastuvõtjat hirmutatakse saatja positsiooni või volituse tõttu, mille tulemuseks on pinge, mis takistab sõnumile tõhusat keskendumist ja vajalike selgituste küsimata jätmist.
- Vastuvõtja peab teemat liiga igavaks või raskesti mõistetavaks ega ürita sõnumist aru saada.
- Vastuvõtja on uute ja erinevate ideede suhtes lähedane ning vastuvõtmatu.
"Kuna suhtlusprotsessi igas etapis on võimalik lõputult palju jaotusi, on tõepoolest ime, et tõhus suhtlus kunagi toimub."
Isegi keskkond või vastuvõtja emotsionaalne seisund võib mõjutada sõnumi dekodeerimist, näiteks tähelepanu kõrvalejuhtimist ruum, vastuvõtja ebamugavustunne või stress või ärevus, mis võimaldavad vastuvõtjal sisestada allteksti, mida saatja ei teinud kavatsevad. Sotsiaalse või kultuurilise konteksti tundmine võib takistada vastuvõtjat näpunäidete korjamisel või ka vastavale reageerimisele. Suhtekontekstid võivad sõnumit ka värvida, kuna lähedaste sõprade sõnumeid võidakse vastu võtta teisiti kui tööjuhendaja sõnumeid.
Tagasiside olulisus
Kui saatjale pole selge, kas vastuvõtja on aru saanud, jätkub suhtlus näiteks järelkontrolli kaudu mõlema osapoole küsimused, täiendav arutelu või saatja, kes toob näiteid, sõnastab teabe ümber või pakub muid selgitusvahendeid saatja ja vastuvõtja samal nn lainepikkusel. Esitluses võib saatja näidata diagramme või pilte, et punkt publikule selgemaks teha või lugeja.
Mida rohkem näpunäiteid ja kanaleid vastuvõtjal on ja mis on vastuvõtmiseks avatud, on sageli parem; näiteks võib e-kirja või tekstisõnumi tooni või allteksti valesti tõlgendada, ehkki sama sõnum tuleks selgelt läbi, kui vastuvõtja kuuleb inimese häält või räägib temaga näost näkku nägu.
Raamatu "Sihtotstarbeliste kommunikatsiooniprogrammide kavandamine, rakendamine ja hindamine" autorid Gary W. Selnow ja William D. Crano märgib, et kehakeel ja toon ei ole ainult saatja poolel suhtlemine: "Inimestevaheliste sätete tagasiside annab jooksva konto teate vastuvõtmise kohta vastuvõtja poolt. Ilmsed näpunäited, näiteks otsesed küsimused näidata, kui hästi vastuvõtja teavet töötleb. Kuid ka peened näitajad võivad teavet anda. Näiteks vastuvõtja haigutamine, vaikus, kui oodata on kommentaare, või igavuse väljendamine viitavad sellele, et valikulised kokkupuuteväravad võivad olla töös. "
Vastuvõtjal võib saatjale antud tagasisides olla ka tooni ja allteksti, näiteks vastata sarkasmi või vihaga, mis võidakse jätta vastamata, kui tagasiside on ainult tekst, kuid tõenäoliselt ei jäeta see vastamata, kui pooled saavad kas üksteist näha või kuulda või mõlemad.