Korralik ametlik kiri sissejuhatusest järeldusele

Ametlikud ingliskeelsed kirjad asendatakse kiiresti e-post. Õpitud ametlikku kirjastruktuuri saab siiski kasutada ettevõtte e-kirjade ja muu jaoks ametlikud e-kirjad. Järgige neid struktuuri näpunäiteid, et kirjutada tõhusaid ametlikke ärikirju ja e-kirju.

Esimene lõik: Formaali esimene lõik kirjad peaks sisaldama sissejuhatust kirja eesmärgi kohta. Tavaline on kõigepealt kedagi tänada või ennast tutvustada.

Lugupeetud härra Anders!

Täname, et leidsite eelmisel nädalal minuga kohtumiseks aega. Sooviksin jälgida meie vestlust ja esitada teile mõned küsimused.

Keha lõigud: Teine ja järgmised lõigud peaksid sisaldama kirja põhiteavet ning põhinema kirja põhieesmärgil sissejuhatav esimene lõik.

Meie projekt liigub plaanipäraselt edasi. Soovime välja töötada koolitusprogrammi töötajatele uutes asukohtades. Sel eesmärgil oleme otsustanud rentida kohalikus ärinäituste keskuses ruumi. Uusi personali koolitavad meie personalieksperdid kolmeks päevaks. Sel moel suudame esimesest päevast alates nõudlust rahuldada.

Viimane lõik: Viimases lõigus tuleks lühidalt kokku võtta ametliku kirja kavatsus ja lõpetada mõne üleskutsega tegutseda.

Täname, et kaalusite minu ettepanekuid. Ma ootan võimalust seda teemat põhjalikumalt arutada.

Avatud ametliku aadressi avaldusega, näiteks:

Lugupeetud härra, proua (proua, preili) - kui teate selle inimese nime, kellele kirjutate. Kasutage Lugupeetud härra / proua kui te ei tea selle inimese nime, kellele kirjutate, või Keda see võiks huvitada

Kasutage alati Prl naistele, välja arvatud juhul, kui teil seda spetsiaalselt palutakse proua või Igatsema.

Esiteks esitage kirjutamise põhjus. Kui alustate kellegagi kirjavahetust või küsite teavet, alustage sellest, miks kirjutate:

• Kirjutan, et teid teavitada ...
• Ma kirjutan, et küsida ...
• Kirjutan teavet väikeettevõtete kohta.
• Kirjutan teile teatamiseks, et me ei ole veel saanud ...

Sageli kirjutatakse tänu avaldamiseks ametlikke kirju. See kehtib eriti siis, kui kirjutate vastuseks mingile küsimusele või kui kirjutate väljendage tunnustust töövestluse, viite või muu professionaalse abi eest, mis teil on saadud.

Siin on mõned kasulikud tänufraasid:

• Täname kirja eest (kuupäev), mis puudutas ...
• Täname teid kirja (kuupäev) eest, milles palusite / teabe küsimine umbes ...
• Vastusena teie (kuupäev) kirjale tahame tänada teid huvi eest ...

Näited:

• Tänan teid 22. jaanuari kirja eest, milles palusite teavet meie uue muruniidukite rea kohta.
• Vastusena teie 23. oktoobri 1997. aasta kirjale tahame tänada teid huvi eest meie uue tootesarja vastu.

Kasutage abi küsimisel järgmisi fraase:

• Oleksin tänulik, kui saaksite + tegusõna
• Kas soovite + tegusõna + ing
• Kas seda oleks liiga palju küsida ...

Näited:

• Oleksin tänulik, kui saaksite mulle voldiku saata.
• Kas soovite järgmisel nädalal mulle helistada?
• Kas oleks liiga palju paluda, et meie makse lükataks kahe nädala võrra edasi?

Abi pakkumiseks kasutatakse järgmisi fraase:

• Hea meelega + tegusõna
• Meil oleks hea meel + tegusõna

Näited:

• Vastaksin hea meelega kõigile küsimustele.
• Aitame teid hea meelega uue asukoha leidmisel.

Mõnes ametlikus kirjas peate lisama dokumendid või muu teabe. Kasutage järgmisi fraase, et juhtida tähelepanu kõigile lisatud dokumentidele.

• Suletud palun leidke + nimisõna
• Suletud leiate... + nimisõna
• Me lisame... + nimisõna

Näited:

• Lisana leiate meie brošüüri koopia.
• Lisas leiate meie brošüüri koopia.
• Lisame brošüüri.

Märkus. Kui kirjutate ametlikku e-kirja, kasutage etappi: Manustatud palun leiate / Manustatud leiate.

Lõpetage ametlik kiri alati mõne üleskutsega või viitega soovitud tulemusele tulevikus. Mõned valikud hõlmavad järgmist.

Suunamine tulevasele koosolekule:

• Ootan huviga kohtumist / kohtumist
• Ootan teiega kohtumist järgmisel nädalal.

Pakkumine edasiseks abiks

• Kui teil on selles küsimuses küsimusi, võtke minuga kindlasti ühendust.
• Kui vajate täiendavat abi, võtke minuga ühendust.

Allkirjastage kiri ühega järgmistest fraasidest:

• Lugupidamisega,
• Lugupidamisega,

Vähem formaalne

• Parimate soovidega.
• Parimate soovidega.

Allkirjastage oma kiri kindlasti käsitsi, millele järgneb trükitud nimi.

Plokkvormingus kirjutatud ametlikud kirjad asetavad kõik lehe vasakpoolsesse serva. Pange oma aadress või ettevõtte aadress vasakul oleva kirja ülaossa (või kasutage oma ettevõtet kirjaplank), millele järgneb selle inimese ja / või ettevõtte aadress, kellele kirjutate, kõik vasakul küljel leht. Vajutage klahvi naasmiseks mitu korda ja kasutage kuupäeva.

Standardvormingus ametlike kirjadena pange oma aadress või ettevõtte aadress paremal asuva kirja ülaossa. Pange kirjutatud inimese ja / või ettevõtte aadress lehe vasakusse serva. Pange kuupäev lehe paremas servas vastavalt oma aadressile.